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谈判者要学会当听众
【来源:中国礼仪网  时间:2009-5-21  字体: 字体颜色

  商务谈判,特别是对外谈判,由于本身的商业性、涉外性和正规性,对礼仪方面有着一些特殊的要求,掌握好了这些礼仪要素将有助于谈判在融洽的气氛中顺利开展。 
一、谈判准备阶段:
谈判代表要有良好的综合素质,谈判前应整理好自己的仪容仪表,穿着要整洁正式、庄重。男士应刮净胡须,穿西服必须打领带。女士穿着不宜太性感,不宜穿细高跟鞋,应化淡妆。布置好谈判会场,采用长方形或椭圆形的谈判桌,门右手座位或对面座位为尊,应让给客方。
二、谈判初始阶段:
谈判双方接触的第一印象十分重要,言谈举止要尽可能创造出友好、轻松的良好谈判气氛。做自我介绍时要自然大方,不可露傲慢之意。被介绍到的人应起立一下微笑示意,可以礼貌地道:“幸会”、“请多指教”之类。互递名片时,要双手接递。介绍完毕,可选择双方共同感兴趣的话题进行交谈。稍作寒暄,以沟通感情,创造温和气氛。
谈判之初的动作、表情也对把握谈判气氛起着重大作用。谈判双方目光注视对方时,目光应停留于对方双眼至前额的三角区域正方,这样使对方感到被关注,觉得你诚恳严肃。手心冲上比冲下好,手势自然,不宜乱打手势,以免造成轻浮之感。切忌双臂在胸前交叉,那样显得十分傲慢无礼。
谈判之初的重要任务是进一步了解对方的信息,因此要认真听对方谈话,细心观察对方举止表情,并适当给予回应以表现出尊重与礼貌。 
三、谈判实质阶段:
这是谈判的实质性阶段,主要任务包括查询、磋商、解决矛盾、处理冷场等。
事先要准备好有关问题,选择气氛和谐时提出,态度要开诚布公,要注意保持风度,应心平气和,求大同,容许存小异。发言措词应文明礼貌。谈判过程中出现矛盾是在所难免的。在解决矛盾的过程中,对方回答查问时不宜随意打断,答完时要向解答者表示谢意;同时要就事论事,保持耐心、冷静,不可因发生矛盾就怒气冲冲,甚至进行人身攻击或侮辱对方。
一旦出现冷场,就要灵活处理,可以暂时转移话题,稍作松弛,不要让冷场持续过长。
四、谈判尾声阶段:
签约仪式可以说是谈判的尾声阶段。在签约仪式上,双方参加谈判的全体人员都要出席,共同进入会场,相互致意握手,一起入座。双方都应设有助签人员,分立在各自一方代表签约人外侧,其余人排列站立在各自一方代表身后。签字完毕后,双方应同时起立,交换文本,并相互握手,祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。

专家访谈

主持人:大宇
特约主持人:SAM
做客嘉宾:李柠 北京礼仪学院院长
主持人:大家好,我们又见面了。昨天,我采访了一个盛大的国际贸易洽谈会,在会上看到宾主双方在洽谈过程中始终都是彬彬有礼的。李柠老师,今天您能不能给我们讲讲洽谈和谈判时要注意的礼仪?

李柠:好的。洽谈或者说谈判,被人们喻为一种“竞技活动”。洽谈的礼仪性准备,是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所等,以显示我方对于洽谈的尊重。要想在谈判中获得成功,谈判人员除了应具备正确的立场、观点,较高的政策理论水平和一定的专业知识、经验外,还必须掌握谈判的语言技巧和礼节。比如在面对面的谈判场合,“多听”是谈判者所必须具备的一种修养。“多听”,是认认真真地听,不但可以发掘事实的真相,而且可以探索对手动机之所在。标准的倾听,应该主动地给对方以反馈,以面部表情或动作向对方示意,你对他的话语的了解程度,或请对方明白阐释。同时要留心对方的“弦外之音”。

主持人:那么,我们什么时候可以发问呢?有时候发问容易激起矛盾使得洽谈气氛紧张,如何才能避免这种情况发生呢?

李柠:谈判中的发问是打开话匣,以利沟通。由于不同的目的,提出不同的问题,对同一问题也可以用不同的方法、不同的角度进行发问。在谈判中适当地发问,一般应该考虑四个主要因素,提出什么问题;如何表述问题;何时进行发问;对方将会产生什么反应。首先,要注意发问的时机,应选择对方最适宜答复问题的时候才发问。其次,按平常的语速发问,太急速的发问,容易使对方认为你是不耐烦或持审问态度;太缓慢的发问,容易使对方感到沉闷,无时间观念。第三,对初次见面的谈判对手,在谈判刚开始时,应该先取得对方同意再发问,这是一种必要的礼节。第四,提出敏感性问题时,应该说明一下发问的理由,以示对人的尊重。第五,杜绝使用威胁性、讽刺性的发问,也应该避免盘问和审问式发问。

主持人:还有一点我不太明白,为什么有的洽谈会用长方形的会议桌,而有的会议则用圆桌呢?
SAM:这个问题我来回答你吧。举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属于主方。在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中就座。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就座。举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌,就是我们常说的“圆桌会议”。

李柠:此外,洽谈还要礼敬对手,平等协商。在任何一次正常的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者,要互利互惠,人事分开。

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